Wat is het doel van een kwaliteitsmanagement systeem?

Een kwaliteitsmanagement systeem kan deel uit maken van het algehele managementsysteem van een zorginstelling. Het heeft als hoogste doel de patiëntveiligheid - en daarmee de kwaliteit en de veiligheid - van de zorg te verbeteren. Veel organisaties kiezen er voor om de indicatoren van veilige zorg digitaal te verwerken, zodat deze gemonitord kunnen worden.

Voordat organisaties overgaan tot aanschaf van een digitaal kwaliteitsmanagement systeem dienen organisaties zich vooraf af te vragen welk doel de organisatie wil behalen met een digitaal veiligheidsmanagement systeem. Deze blog beschrijft een aantal mogelijke doelen. 

Door doelen helder te hebben, wordt ook duidelijk waar het programma van eisen aan moet voldoen.

Waarom spreken we van een veiligheidsmanagement systeem (VMS)?

Eind vorige eeuw werd in de gezondheidszorg aandacht besteed aan het voorkomen van vermijdbare incidenten en sterfte binnen ziekenhuizen. Aanleiding hiervoor was het onderzoek waaruit bleek dat de aantallen van onbedoelde schade aan patiënten schrikbarend hoog waren. Om antwoorden voor het verbeteren van de veiligheid in de zorg te vinden werd oogluikend gekeken naar andere sectoren, bijvoorbeeld de petrochemie en de luchtvaart. Zie ook de blog: Wat kan de luchtvaart ons leren over veiligheid in de zorg? 

Shell werkte al langere tijd met een systeem om de veiligheid in alle werkprocessen te managen. Opgedane expertise wilde Shell graag delen, omdat de principes van veiligheidsmanagement universeel bleken en ook in de zorgsector navolging verdiende. Naar aanleiding hiervan is een veiligheidsmanagementsysteem (VMS) voor de zorg ontwikkeld.

Een goed ingericht kwaliteitsmanagementsysteem stelt managers van zorginstellingen in staat de risico’s op afdelingen te beheersen.

Risico’s in kaart brengen en gericht verbeteren

Een kwaliteitsmanagement systeem kan voor een breed scala aan doelstellingen functioneren

1. Bereiken van organisatiedoelstellingen
2. Verbeteren van de patiënt/cliënttevredenheid
3. Kostenbeheersing door het verminderen van vermijdbare fouten
4. Vergroten van de effectiviteit van de organisatie
5. Verbeteren van de dienstverlening
6. Verbeteren van de veiligheidscultuur en risicobewustzijn
7. Inzichtelijk maken van de prestaties op teamniveau en individueel niveau

Een  kwaliteitsmanagementsysteem geeft meer zicht op het aantal vermijdbare fouten, waardoor gericht kan worden gewerkt aan verbeteringen. Op die manier is het mogelijk om een veilige (werk)omgeving voor patiënten en zorgprofessionals te creëren.

Als onderdeel van het algemene management systeem van een organisatie maakt de software inzichtelijk in welke onderdelen van de organisatie de veiligheidsrisico’s bevinden. Zo kan het management heel gericht besluiten over de prioritering van risico’s.

Door zicht op vermijdbare en onbedoelde fouten in zorgprocessen kan de zorg gericht worden verbeterd en daarmee ook patiëntveiligheid en -tevredenheid. Ook hebben vermijdbare fouten invloed op de financiën van een zorginstelling. Door fouten inzichtelijk te maken, kun je kosten reduceren zonder te hoeven bezuinigen.

Vergroot de productiviteit

Een kwaliteitsmanagementsysteem draagt bij aan het verbeteren van de effectiviteit en het automatiseren van processen. Dit vergroot de productiviteit. Taken en verantwoordelijkheden (bijvoorbeeld rondom het melden en het verbeteren van incidenten) worden duidelijk doordat deze allemaal vastgelegd worden in het kwaliteitsmanagementsysteem.

Met het verbeteren van de effectiviteit en de veiligheid wordt ook meteen de dienstverlening van de zorginstelling verbeterd. Rapportages over gemelde incidenten en klachten maken inzichtelijk op welke onderdelen de dienstverlening kan worden verbeterd.

Verbeter de veiligheidscultuur

Een digitaal kwaliteitsmanagement systeem stimuleert de veiligheidscultuur. Incidenten worden niet meer achter gesloten deuren besproken, maar worden in teamverband of in commissies behandeld. Zorgprofessionals beseffen hierdoor dat het ook hen had het kunnen gebeuren. Dit vergroot het risicobewustzijn.

Rapportage over incidenten per afdeling, team, proces of individu maken inzichtelijk welke onderdelen van de organisatie meer aandacht behoeven. Het is overigens niet altijd één op één over te nemen dat de veiligheid van een afdeling beneden pijl is wanneer de meeste meldingen van een bepaalde afdeling komen. Het zegt vaak ook iets over de cultuur en het risicobewustzijn van de desbetreffende afdeling.

Aanschaf digitaal kwaliteitsmanagement systeem

Staat jouw organisatie op het punt om de overstap te maken van papier naar een digitaal kwaliteitsmanagement? Of heeft de organisatie al een digitaal kwaliteitsmanagement systeem, maar wilt men deze vervangen? Dan is het raadzaam om een business case te schrijven.

De business case beschrijft het doel van het project en maakt kosten en baten inzichtelijk. Een heldere business case zorgt voor betrokkenheid en vergroot de kans op een succesvolle implementatie.

Wil je meer weten over het schrijven van een business case voor een digitaal kwaliteitsmanagement systeem? Download dan het eBook 'Digitaal Kwaliteitsmanagement Systeem, de interne business case’.