Belangrijke selectiecriteria voor kwaliteitsmanagementsysteem

Het aantal software pakketten op gebied van kwaliteitsmanagement is enorm. Er zijn veel zaken waar je over na moet denken in de zoektocht naar een geschikte oplossing voor een kwaliteitsmanagementsysteem.

Alleen in Nederland zijn al diverse systemen te verkrijgen. En de geboden functionaliteit varieert nogal. Maar functionaliteit zou niet de enige drijfveer moeten zijn bij de selectie van de juiste software. Ervaring met de branche, flexibiliteit van de software, mogelijkheden van integratie met andere software, configuratiebeheer en zichtbaarheid van managementgegevens zijn minstens zo belangrijk in de overwegingen van de juiste leverancier. Maar hoe stel je dan de juiste criteria samen?

Deze blog beschrijft een aantal belangrijke criteria voor het selecteren van een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem:

• Ervaring in de branche
• Flexibiliteit
• Look and feel
• Rapportage: Zichtbaarheid en leren van data
• Schaalbaarheid
• Integratiemogelijkheden
• Implementatie

Een modern kwaliteitsmanagementsysteem kan problemen in zorgprocessen zichtbaar maken en op die manier een belangrijke bijdrage leveren aan het verbeteren van de kwaliteit van zorg. De juiste software voor kwaliteitsmanagement is daarmee een belangrijke schakel tot verbeteringen in de kwaliteitscyclus. Van het melden van incidenten en klachten tot het continu verbeteren. Belangrijk is dat de software gemakkelijk is aan te passen naar bestaande (maar ook toekomstige) bedrijfsprocessen. Hiervoor zijn een aantal criteria aan te wijzen:

Ervaring in de branche

Voor zorginstellingen staat kwaliteit en patient- en clientveiligheid voorop. Kies daarom een software leverancier met uitgebreide ervaring in de gezondheidszorg. Om kwalitatief goede zorg te kunnen bieden is het belangrijk te voldoen aan de regulerende normen die gesteld worden door de inspectie, zorgverzekeraars of bij het behalen van accreditatietrajecten. Software voor kwaliteitsmanagement die speciaal is ontworpen voor de gezondheidszorg is daarom in vele gevallen de beste keuze.

Flexibiliteit

In de zoektocht naar een geschikt systeem zullen zorginstellingen snel kiezen voor een systeem dat over de meeste functionaliteit beschikt. Maar is dit ook wat de zorginstelling daadwerkelijk nodig heeft? Flexibiliteit van de software is waarschijnlijk de belangrijkste functionaliteit vanwege het vermogen van het systeem om zich aan te passen aan bestaande processen. Flexibel genoeg om te veranderen en te verbeteren naarmate processen veranderen en verbeteren.  

Flexibiliteit van de software is waarschijnlijk de belangrijkste overweging vanwege het vermogen van het systeem zich aan te passen aan bestaande en toekomstige processen. 

De meeste softwareleveranciers bouwen hun systemen rond een generieke, best-practice aanpak die niet kan worden gewijzigd zonder een aanzienlijke investering in tijd en kosten. Hierdoor is de zorginstelling genoodzaakt bestaande processen en werkwijzen aan te passen aan de software, in plaats van andersom.

Het gaat ten koste van de efficiëntie wanneer de bestaande processen opnieuw ontworpen moeten worden om binnen de beperkingen van het softwaresysteem te passen. Sluit daarom geen compromis maar ga voor de software oplossing die echt flexibel en configureerbaar is, inclusief workflow, formulieren, velden, rapporten, procesinrichting, etc. Configuratie moet ook gemakkelijk zijn voor niet-technische beheerders zonder programmeerkennis. Grafische hulpmiddelen zoals ‘drag & drop’-functionaliteit stellen beheerders in staat om simpele configuraties van het systeem zelf uit te voeren.

Zorgvuldige en doordachte aandacht voor de flexibiliteit van de software is de sleutel tot een succesvol project!

Look and Feel

Eén van de meest over het hoofd geziene problemen bij het selecteren van software is de mogelijkheid om het systeem de look en feel van de organisatie te geven. De mogelijkheid om kleuren, logo's, lettertypen, algemene lay-out, formulieren en rapporten te wijzigen wordt meestal als bijzaak gezien.  

De mogelijkheid om aspecten van de gebruikersinterface van de software te beheren, helpt de eindgebruiker de software te accepteren. De gebruikers-buy-in is één van de belangrijkste bijdragers aan het succes van een software-implementatie.

Veel systemen bieden een zekere mate van configureerbaarheid, maar dit is meestal niet van toepassing op de lay-outs zelf. Hanteer bij het selecteren van een systeem een duidelijk gedefinieerde reeks eisen m.b.t. gebruikersinterface. Dit zorgt ervoor dat het systeem aan deze vereisten kan voldoen zonder uitgebreide ontwikkeling te hoeven doen en dat het systeem voor de zorginstelling werkt.

Rapportage: Zichtbaarheid en leren van data

Met behulp van een kwaliteitsmanagementsysteem wordt een enorme hoeveelheid data verzameld. Desondanks blijkt dat het uiterst moeilijk is om trends te herkennen en inzichten te verkrijgen over de data. Gebruikers moeten gegevens handmatig filteren of de resultaten zelfs naar een extern systeem exporteren om rapportages te kunnen maken. Dit kost onnodig veel tijd.

De meeste softwaresystemen bieden zoek-functionaliteiten. Maar het hebben van zoekmogelijkheden is vaak niet genoeg. Het systeem moet niet alleen op het hoogste niveau kunnen zoeken, maar ook op meerdere criteria kunnen zoeken of zelfs in bijlagen die zijn ingesloten.

Tegelijkertijd komt het rapporteren van de gegevens in vele smaken. Veel softwareleveranciers werken samen met tools van derden om gegevens beter te begrijpen, maar met slechts een beperkte integratie tussen de twee systemen. Anderen zullen rapportagetools direct in hun product opnemen waardoor een meer geïntegreerde methode ontstaat om gegevens uit verschillende records binnen het systeem te halen.

Selecteer een softwareleverancier die de kwaliteitsmedewerkers in staat stelt om zelf zoekopdrachten uit te voeren en rapportages te genereren. Dit maakt de zorginstelling minder afhankelijk van de softwareleverancier. Dit scheelt tijd en geld.  

Schaalbaarheid - Denk aan de toekomst!

Denk bij het selecteren van een softwaresysteem na over de lange termijndoelen van de zorginstelling. Het is misschien geen onmiddellijke behoefte, maar het loont om als de zorginstelling na te denken of men in de toekomst het kwaliteitsmanagementsysteem mogelijk wilt uitbreiden met andere faciliteiten, transmurale zorg, of applicaties. Sommige systemen zullen schaalbaarheid claimen, maar hebben geen echte ervaring met deze kwestie.

Sommige systemen zullen schaalbaarheid claimen, maar hebben geen echte ervaring met deze kwestie. 

Een schaalbaar systeem moet uiteraard technisch in staat zijn om met de belasting van extra gebruikers en data om te gaan. Het is veel duurder om dit later te corrigeren als dit niet van tevoren wordt overwogen. Zoek daarom naar klant-referenties die het systeem hebben geschaald tot een niveau dat gelijk is aan uw zorginstelling. Houd hierbij rekening met de mogelijkheid om beheer te delegeren naar verschillende niveaus in de organisatie, in de hele onderneming. Echt schaalbare systemen bezitten functionaliteit die verder gaat dan eenvoudigweg het beheren van verschillende gebruikersgroepen. Denk bijvoorbeeld aan het toepassen van locatie specifieke configuraties en dynamische filtering van locatie-specifieke gegevens.

Integratiemogelijkheden

Implementatie

Wanneer de zorginstelling over is gegaan tot aanschaf van de software begint het belangrijkste onderdeel. De oplossing moet worden geïmplementeerd. Dit is waar vele software-projecten mislukken. Uit recent onderzoek blijkt dat 71% van meer dan 9.000 software-implementaties gefaald heeft, te lang heeft geduurd of het budget heeft overschreden.  

Het is van cruciaal belang dat de softwareleverancier kan aantonen dat de oplossing niet alleen op tijd en binnen het budget geleverd kan worden, maar dat dit ook gebeurt op een manier die toelaat om het systeem te gebruiken zoals de zorginstelling het wilt gebruiken - met alle configuraties en best-practices ingebouwd.

Zorg er altijd voor dat alle belanghebbenden in uw organisatie de mogelijkheid hebben gehad om een bijdrage te leveren aan de behoeftefase.

Kies als zorginstelling daarom een oplossing met een beproefde implementatiemethode die bestaat uit het verzamelen van vereisten, de zij-aan-zij samenwerking met de mensen van het projectteam, en blijf bij de afgesproken projectomvang. Zorg er ten slotte altijd voor dat alle belanghebbenden in uw organisatie de mogelijkheid hebben gehad om een bijdrage te leveren aan de behoeftefase. Dit zal ervoor zorgen dat alle partijen tevreden zijn voordat de implementatie begint.

Download het eBook: PvE Kwaliteitsmanagementsysteem

Wil je meer lezen over het schrijven van een Programma van Eisen voor een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem? Klik hier om het eBook te downloaden. Het eBook kunt u gebruiken als leidraad voor het schrijven van uw eigen PvE. Daarnaast kunt u het gebruiken om te beoordelen of TPSC Cloud™ wellicht een geschikt systeem is voor uw organisatie.