Programma van Eisen van een kwaliteitsmanagement systeem. Deel 2

Veel organisaties die beginnen met een kwaliteitsmanagementsysteem of met procesmanagement overwegen de aanschaf van software. Een goed programma van eisen is daarbij belangrijk.

Het aantal software pakketten op gebied van kwaliteitsmanagement is enorm. De geboden functionaliteit varieert nogal, dus het is heel belangrijk dat de zorginstelling goed nadenkt waar het programma van eisen aan moet voldoen. In de voorgaande blog is besproken welke functionele eisen doorgaans worden opgenomen in het programma van eisen. Deze blog gaat in op de volgende onderdelen: 

• Achtergrond en ervaring leverancier
• Support
• Training en onderwijs
• Implementatie
• Technische benodigdheden
• Integratie

Achtergrond en ervaring leverancier

Onderzoek hoeveel ervaring een leverancier heeft met het ontwikkelen van software voor kwaliteit en veiligheid. Bekijk ook of de softwareleverancier ervaring heeft in de juiste sector, de gezondheidszorg. Bij de implementatie van software is kennis van de markt en de organisatiecultuur van grote waarde gebleken. Overweeg je een buitenlandse leverancier? Dan is het verstandig om na te gaan of er gebruik gemaakt kan worden van een plaatselijke consultant die de lokale markt, en de plaatselijke wet- en regelgeving, kent.

Support

Per zorginstelling kan sprake zijn van verschillende behoeften qua ondersteuning. Ga daarom vooral goed na op welke wijze ondersteuning wordt geboden door de softwareleverancier.

• Hoe is klantenondersteuning ingericht?
• Is er ook technische ondersteuning voor de klanten?
• Wordt er ook 24/7 ondersteuning geboden bij kritieke impact op het bedrijfsproces of kritieke systeemfouten?

Training en onderwijs

Bij de aanschaf van de software is het belangrijk om na te gaan of training wordt gegeven aan de beheerders van de software. Zijn er daarnaast nog andere gebruikersrollen die training behoeven? 

• Op welke manier vindt training en scholing plaats en voor wie wordt deze georganiseerd?
• Voor welke gebruikersrollen is training vereist en voor welke is dit optioneel?
• Is er na de trainingssessies nog mogelijkheid tot assistentie aan de gebruikers en zo ja in welke vorm?

Implementatie

Veel grootschalige IT-projecten kosten onnodig veel tijd en geld door het implementatieproces. Vraag daarom op voorhand uit hoe het implementatieproces wordt uitgevoerd en bewaakt door de leverancier. Denk hierbij aan:

• Op welke manier wordt samengewerkt met ons als klant en het projectteam? Is er sprake van actieve deelname bij het implementatieproces?
• Is er een vastgesteld tijdsbestek waarin implementatie gaat plaats vinden, zodat we weten wat we kunnen verwachten?
• Kunnen we de software uitvoerig testen voordat deze wordt opgeleverd?
• Is er sprake van een stappenplan voor de volledige implementatie van het systeem? 

Technische benodigdheden

Voor de afdeling ICT is het belangrijk om te weten op welke manier de hosting van de software zal plaatsvinden. Zorginstellingen dienen zich daarom het volgende af te vragen:

• Ishetsysteemeenon-premise(lokaalgehostofoplocatie)ofeen SaaS oplossing (Software as a Service / Cloud Based)?
• Hoe worden de nieuwste updates verkregen? Op welke manier wordt ons IT-team hiermee belast en zijn hier kosten aan verbonden?
• Waar worden de applicatie en de gegevens gehost en opgeslagen?
• Zijn onze gegevens beveiligd volgens de nieuwste beveiligingsstandaarden, waaronder HIPPAA, HITRUST, ISO27001?
• Wat zijn de gevolgen/afspraken wanneer de software on-premise wordt geïnstalleerd? Wie is dan verantwoordelijk voor onderhoud, performance-issues en het oplossen van hardware problemen?

Integratie

Door de software te integreren met andere – al aanwezige – systemen kunnen administratieve lasten worden verlaagd. Dit vergroot de acceptie van de software. Vergeet daarom niet om het volgende uit te vragen:

• Is er mogelijkheid tot aansluitingen voor interactie met andere systemen.
• Welke verbindingstypen worden ondersteund?
• Kunnen specifieke interfaces of integraties worden ontwikkeld wanneer integratie nodig mocht zijn?

Download het eBook: PvE Kwaliteitsmanagementsysteem

Wil je meer lezen over het schrijven van een Programma van Eisen voor een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem? Klik hier om het eBook te downloaden. Het eBook kun je gebruiken als leidraad voor het schrijven van uw eigen PvE. Daarnaast kun je het gebruiken om te beoordelen of TPSC Cloud™ wellicht een geschikt systeem is voor uw organisatie.

Hier kun je deel 1 van deze blog lezen, die onder andere in gaat op workflows en rapportage.